Event Coordinator

Rapporterar till: House Director

Allt vi gör genomsyras av verksamhetens grundläggande mål att genom samarbete skapa hög medlemsnöjdhet, lönsamhet, långsiktighet och i allt arbete prioritera hållbarhet. Vi arbetar mot tydliga och utmanande mål och utför våra uppdrag med utgångspunkt i A house övergripande mål. Vi prövar, omprövar och förnyar oss ständigt för att utveckla verksamheten och vara en förebild för våra medlemmar och den internationella marknaden.  

Om rollen

Som Event Coordinator blir du en viktig del av vårt team och ansvarar för att våra eventlokaler används på bästa sätt och att varje event – internt som externt – levereras med högsta kvalitet. Du tar hand om kundresan före, under och efter eventet, med målet att skapa trygghet, professionalism och en upplevelse som gör att kunden vill komma tillbaka till A house. Rollen innebär också merförsäljning och lönsamhetsoptimering kopplat till eventverksamheten.

Du arbetar nära kollegor inom A house, våra medlemmar samt externa kunder och leverantörer. En stark serviceanda och förmåga att skapa positiva upplevelser är avgörande.

Rollen innebär flexibla arbetstider och kan kräva arbete på plats under event, främst i A house Katarinahuset.

1. Huvudsakliga arbetsuppgifter

Koordinering före event

Koordinering påbörjas efter signerat avtal och överlämning från Event Sales Manager.

·       Kontakt med kund för genomgång av avtal och förväntningar

·       Inbjudan till visning av lokaler

·       Identifiera och arbeta aktivt med merförsäljning (t.ex. mat, dryck, personal, teknik)

·       Säkerställa att samtliga tillägg och påbokningar registreras i CRM-systemet Lime

·       Upprätta körschema för eventet

·       Förmedla och boka extern catering, teknik, städ och möbler vid behov

·       Säkerställa att all involverad personal (intern och extern) får relevant information<

Produktion under event

·       Säkerställa att eventet genomförs enligt plan och flyter smidigt

·       Ansvara för möblering av lokaler (tyngre möbleringar i samarbete med teamet)

·       Vara på plats innan kundens ankomst eller se till att platsansvarig är det

·       Välkomna och ta emot kund dagtid eller se till att platsansvarig gör det

·       Säkerställa att lokaler, teknik och personal är förberedda och briefade

·       Ansvara för enklare catering som inte kräver extern personal (t.ex. kaffe- och fikabufféer)

·       Identifiera möjligheter till merförsäljning även under pågående event

·       Uppdatera CRM-systemet Lime med eventuella ändringar eller tillägg

Uppföljning efter event

·       Säkerställa korrekt och tidsenlig fakturering via Lime

·       Återkoppla till kund för att följa upp upplevelsen och kundnöjdheten

·       Vid behov själv, eller tillsammans med Event Sales Manager, boka uppföljningsmöte eller återbesök

·       Delta i utvärderingsmöten för större event och projekt

Exempel på andra arbetsuppgifter

·       Säkerställa att eventlokalerna är rena, representativa, funktionella och i gott skick

·       Hålla visningar av eventlokaler för potentiella kunder

·       Ansvara för hantering, beställning och lagerhållning av dryck

·       Veckovis rapportera om kommande event till House Director och teamet

·       Aktivt arbeta för att utveckla service, innehåll och uppföljning med fokus på kundnöjdhet

·       Ansvara för ordning, funktion och säkerhet i eventlokalerna

·       Säkerställa efterlevnad av brandskydds-, stängnings- och skalskyddsrutiner

·       Ansvara för personalens och gästernas säkerhet under event

·       Säkerställa att ljudnivåer och ordningsregler följs

·       Hålla information om eventlokaler uppdaterad

·       Säkerställa att Front Desk och övriga team är informerade om pågående och kommande event

·       Vara delaktig och stöttande i interna event i mån av tid

·       Stötta Front Desk vid behov

Personliga egenskaper

·       Nyfiken, kreativ och lösningsorienterad

·       En självklar lagspelare

·       Stark relationsbyggare med intresse för långsiktiga kundrelationer

·       Mål- och affärsdriven med intresse för merförsäljning

·       Initiativtagande, strukturerad och självgående

·       Trivs i en dynamisk miljö med högt tempo och många kontaktytor

·       Har ett genuint intresse för att skapa och genomföra lyckade event

Övrigt

Är du intresserad av tjänsten som Event coordinator på A house Katarinahuset är du välkommen att skicka din ansökan innehållande CV, personligt brev och två referenser till fatima@ahouse.se.

Alla medarbetare på A house förväntas alltid ha ett trevligt bemötande, agera professionellt och sätta medlemmarnas och kundernas nöjdhet i första rummet. Då organisationen är liten delar alla medarbetare på ansvaret att ta ansvar för att hantera saker som annars riskerar att hamna mellan stolarna.