Community & Event Coordinator

Rapporterar till: House Director

Allt vi gör genomsyras av verksamhetens grundläggande mål att genom samarbete skapa hög medlemsnöjdhet, lönsamhet, långsiktighet och i allt arbete prioritera hållbarhet. Vi arbetar mot tydliga och utmanande mål och utför våra uppdrag med utgångspunkt i A house övergripande mål. Vi prövar, omprövar och förnyar oss ständigt för att utveckla verksamheten och vara en förebild för våra medlemmar och den internationella marknaden.  

Om rollen

Som Community & Event Coordinator är du en central kraft i A house vardag. Din roll kombinerar community-byggande, programverksamhet och eventkoordination. Du skapar minnesvärda upplevelser för våra medlemmar, gäster och externa kunder genom att:

• Koordinera och genomföra både interna medlemsaktiviteter och externa event/konferenser.
• Leverera hög service och bygga starka relationer med medlemmar, kunder och leverantörer.
• Ansvara för Front Desk och säkerställa att huset fungerar smidigt i vardagen och att våra ytor alltid känns välkomnande och levande.

Du är social, prestigelös, lösningsorienterad och trivs i en dynamisk miljö där ingen dag är den andra lik. Rollen är rörlig och hands-on – mycket av din tid tillbringas ute i huset.

---

Huvudsakliga arbetsuppgifter

A. Community & Medlemsaktiviteter

• Administrera, planera, koordinera och genomföra A house programverksamhet – t.ex. AW:s, vernissager, fika, medlemsmingel, morgonaktiviteter, meditation, workshops m.m.
• Säkerställa att programkalendern är korrekt och kommunicerad internt samt till medlemmar.
• Ansvara för torsdagsfrukost – planering, inköp, prepp, servering.
• Hantera och följa upp kioskens utbud, priser och värdeskapande funktion.
• Skapa och uppdatera informationsmaterial (t.ex. veckoscheman och skyltar).
• Säkerställa att informationsskyltar och kommunikationsytor i huset är aktuella.
• Vara en närvarande och relationsbyggande person i communityt – du knyter lätt an och skapar trygghet och tillgänglighet för medlemmarna.

B. Event & Konferenser – Externa och interna:

Koordinering innan event

• Ta över kundhantering efter signerat avtal från Sales Manager.
• Kontakta kund, genomföra avstämningar, visningar och uppdatera bokningar i CRM (Lime).
• Skapa körschema och koordinera alla behov (catering, teknik, städ, möblering).
• Boka och arbetsleda personal på event.
• Vid större event – säkerställa en bra igångsättning och överlämning till platsansvarig.

Genomförande på plats

• Vara på plats innan kundens ankomst, välkomna och briefa personal.
• Säkerställa att möblering, teknik, catering och flöden fungerar enligt kundens förväntningar.
• Hantera enklare catering (kaffebuffé, fika, påfyllningar).
• Aktivt driva merförsäljning på plats vid behov.

Efter event

• Fakturera via Lime.
• Följa upp kundnöjdhet och boka in återkommande affär vid behov.
• Delta i utvärderingar av större projekt tillsammans med Sales.

Externa mindre event

• Hantera inkommande förfrågningar som inte går via sälj – boka, koordinera och genomföra.

C. Medlemsservice & daglig drift i huset

• Stötta House Director vid inflytt/utflytt, onboarding samt visningar.
• Säkerställa en personlig onboarding av nya medlemmar (introduktion till huset, app, medlemskort, rutiner och aktiviteter).
• Ansvara för Front Desk och ge bästa möjliga service till medlemmar och besökare
• Säkerställa att lobby, kök och gemensamma ytor alltid är välkomnande och representativa – plock/torka på språng.
• Förbereda enklare mat för försäljning/servering (smoothies, ägg, smörgåsar, fika).
• Genomföra regelbundna SBA-rundor och veckovis genomgång av ytor.

D. Administrativa uppgifter

• Uppföljning av bokningar och beställningar.
• Veckovisa beställningar såsom frukost, Martin Servera, kontorsmaterial etc.
• Uppdatering i CRM-systemet.
• Löpande kommunikation med House Director, kommunikatör och Sales Manager.
• Övriga uppgifter som faller inom rollens område.

---

2. Kompetenskrav

• Erfarenhet från serviceyrket.
• Erfarenhet från event, konferens eller reception är starkt meriterande.
• Intresse för mat och enklare matlagning.
• Erfarenhet från café, hotell, coworking eller liknande är meriterande.
• Vana vid att hantera flera processer samtidigt i ett högt tempo.

---

3. Personliga egenskaper

• Service i blodet – du ger alltid det lilla extra.
• Prestigelös, positiv och lösningsorienterad.
• Driftig doer som får saker gjort och ser vad som behövs.
• Flexibel och kreativ när situationer förändras.
• Organiserad och strukturerad – låter inte saker falla mellan stolarna.
• Social och relationsskapande – du gillar att möta människor.
• Gillar att skapa resultat, merförsäljning och bidra till verksamhetens utveckling.
• Trygg i att arbeta självständigt men fungerar lika bra i team.

---

4. Utbildning

• Gymnasieutbildning.
• Utbildning inom event, projektledning eller service är meriterande.

---

5. Kontakter och samarbeten

Rollen kräver gott samarbete internt med community-teamet, event-teamet, kommunikation, Sales samt övriga A house-kollegor.
Du har även externa kontakter med kunder, medlemmar och leverantörer (t.ex. catering, städ, teknik).

---

6. Arbetsförhållanden

• Frihet under ansvar.
• Delvis schemalagt arbete i dialog med chef, vanligtvis 1–3 veckor i förväg.
• Tidvis ojämna arbetstider – tidiga morgnar (t.ex. frukost), kvällsevenemang och ibland helger.
• Flexibilitet utifrån evenemang och medlemsaktiviteter.

---

7. Klädkod & övrigt

• Mörk överdel med ärm och spegel A vid tjänst.
• Klädsel ska vara presentabel men samtidigt funktionell för ett rörligt arbete (lyfta, bära, förflytta sig).
• Ej urringade plagg, magtröjor eller liknande.
• Vid matservering/prepp: förkläde och uppsatt hår.
• Privat mobil undanlagd under arbetstid.

Alla medarbetare på A house förväntas agera professionellt, ha ett trevligt bemötande och alltid sätta medlemmars och kunders upplevelse i första rummet. Vi hjälps åt över gränserna och lyfter det som annars riskerar att falla mellan stolarna.

Övrigt

Är du intresserad av tjänsten som Event coordinator på A house Katarinahuset är du välkommen att skicka din ansökan innehållande CV, personligt brev och två referenser till ann.larsson@ahouse.se.

Alla medarbetare på A house förväntas alltid ha ett trevligt bemötande, agera professionellt och sätta medlemmarnas och kundernas nöjdhet i första rummet. Då organisationen är liten delar alla medarbetare på ansvaret att ta ansvar för att hantera saker som annars riskerar att hamna mellan stolarna.