Community Host / Coordinator

Rapporterar till: House Manager

Allt vi gör genomsyras av verksamhetens grundläggande mål att genom samarbete skapa hög medlemsnöjdhet, lönsamhet, långsiktighet och i allt arbete prioritera hållbarhet. Vi arbetar mot tydliga och utmanande mål och utför våra uppdrag med utgångspunkt i A house övergripande mål. Vi prövar, omprövar och förnyar oss ständigt för att utveckla verksamheten och vara en förebild för våra medlemmar och den internationella marknaden.

Kort om rollen

Som Community Host & Coordinator bemannar du receptionen, ansvarar för event och medlemsaktiviteter, samt koordinerar externa konferenser. Du täcker receptionen under lunch, öppnar eller stänger 1-2 dagar i veckan, och stöttar Community Manager. Du är serviceinriktad, social och lösningsorienterad. Rollen innebär rörlighet och oregelbundna tider, inklusive kvällar och helger, vilket kräver god planeringsförmåga.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

A house Medlemsservice & Programverksamhet

  • Ansvara för planering, inköp, prepp och servering av torsdagsfrukost och kiosk.
  • Administrera, koordinera och genomföra A house programverksamhet. Exempelvis: AW’s, vernissager, fika, medlemsmingel, meditation och liknande.
  • Uppdatera och skriva ut material baserat på färdiga templates såsom veckoschema, informationsskyltar, slack posts mm.
  • Säkerställa att informationsskyltar och veckoprogram i huset är utbytta och aktuella.

Konferens & Event

  • Koordinera och genomföra dagkonferenser och kvällsevent i våra lokaler. Exempel: efter bekräftad bokning ta dialog med kund om behov, boka och hämta fika/ lunch, genomföra möblering inför konferens, möta kunden vid start, duka upp fika buffeér och briefar städbehov samt säkerställ korrekt fakturering.
  • Detta innebär vid vissa event även samarbeten med övriga inom eventteamet.
  • Vid event på kvällar och helger är du på plats som platsansvarig.

Front Desk & Övrig drift

  • Tillsammans med Community Host säkra bemanning i receptionen. Rollen innebär att täcka upp i front desk för luncher dagligen och några öppningar / stängningar per vecka.
  • Vara behjälplig med disk, sopor kaffe & överlag säkerställa att lobbyn och våra ytor inkl hallen ser representativa ut. (plocka/torka on the fly)
  • Förbereda enklare mat för försäljning eller servering såsom smoothie, smörgåsar, ägg, sallader & annat fika.
  • Regelbundet SBA genomgång
  • Kontaktperson för teamet gällande facility (fastighetsägare, sophämtning, lås & larm, på sikt även löpande dialog med städbolag) Stötta Community Manager
  • Stötta Community Manager för att sätta prioriteringar och planering för aktiveringar samt stötta praktiskt vid visningar och inför in/utflyttningar
  • Säkra en personlig onboarding av alla nya medlemmar. (tex boka in 10 minuter med alla nya medlemmar för att gå igenom slack, a mirror, nyhetsbrev och våra löpande aktiviteter)
  • Kunna ta visningar och rundvandringar i huset.

Övrigt

  • Vissa administrativa uppgifter såsom uppföljning av bokningar, beställningar mm.
  • I mån av tid kan övriga mindre/större uppgifter kan tillkomma som ligger inom ramen för rollen överlag.

Kompetenskrav

  • Erfarenhet av serviceyrket och reception är obligatoriskt.
  • Erfarenhet från event och konferens är starkt meriterande
  • Har du arbetat på tex café med mat är det också meriterande

Utbildning

  • Gymansieutbildning.

Personliga egenskaper

  • Driftig doer som får saker ur händerna.
  • Förmåga till självledarskap är viktigt – sätta veckoplanering, kunna styra och prioritera sin tid.
  • Service i blodet – du ger alltid det lilla extra till kunden.
  • Du möter alltid kunden med ett leende och du är en person som hellre säger ja än nej.
  • Initiativtagande och driven, gillar att hitta nya lösningar
  • Flexibel och påhittig när saker inte går exakt som du tänkt.
  • Organiserad och låter inte saker falla mellan stolarna.
  • Trivs i en dynamisk miljö, tycker om att ha mycket kontakt med andra människor.
  • Alltid redo att hjälpa en kund eller kollega efter bästa förmåga.

Kontakter och samarbeten

Kräver gott samarbete med övriga inom A house, interna medlemmar och externa kunder. Kontakt med externa leverantörer såsom catering mm.

Arbetsförhållanden

Schemalagt arbete med tidvis en del ojämna arbetstider. Schema sätter du själv normalt 1-2 veckor i förskott. Vid behov i dialog med chef. Arbetstiden innefattar alltid minst en tidig morgon / vecka för att förbereda frukost och ofta 1-2 lite senare kväll / vecka och för externa event även helgjobb. Som riktmärke kan du utgå från arbetstid som sker mellan 07-20 styr du själv över schema och hittar andra dagar att tex komma senare eller gå tidigare för att kompensera. Är det helgjobb eller senare kvällar som kräver mer tid att kompenseras gör du ett förslag på alternativ dag som du är ledig som funkar med övrig drift och får därefter ett ok från Community Manager.

Övrigt

Vi har för tillfället inga arbetskläder för A house. När du arbetar har du en mörk överdel där våra spegel-pins får fin kontrast. Vi ser gärna att man har sin egen personliga stil, men att man klär sig “påklätt” och hel & ren. Vi tar emot alla typer av gäster och undviker därför för urringade tröjor eller linnen och tröjor som visar magen. Kläderna behöver funka för lite mer hands on-arbetsuppgifter då du kan behöva springa runt, lyfta, bära etc. Så gärna något där man kan röra sig fritt och som ändå ser påklätt ut. Spegel A skall alltid bäras när du är i tjänst. Vid hantering av mat har du alltid ett förkläde och har du längre hår är det uppsatt. Under arbetstid har du din privata telefon undanlagd.

Alla medarbetare på A house förväntas alltid ha ett trevligt bemötande, agera professionellt och sätta medlemmarnas och kundernas nöjdhet i första rummet. Då organisationen är liten delar alla medarbetare på ansvaret att ta ansvar för att hantera saker som annars riskerar att hamna mellan stolarna.

Välkommen med din ansökan till Moa Gamlin. Bifoga CV, personligt brev och märk mailet med rollen du söker. Tack!